Votre établissement d’accueil est validé et votre projet pédagogique se concrétise ? Voici venu le moment de monter votre dossier administratif pour valider votre projet !
Dans le premier degré
Un dossier de demande d’autorisation doit être validé par l’Inspecteur de l’Education Nationale de la circonscription.
Il vérifiera via son homologue du département d’accueil que le lieu du séjour est conforme à la réglementation et donc autorisé à recevoir une classe et devra vous faire parvenir sa réponse au plus tard 2 semaines avant le départ. Les délais d’envoi du dossier à respecter sont :
- de 4 semaines au moins avant la date de départ (hors vacances scolaires), pour un séjour prévu sur le territoire nationale.
- de 6 semaines au moins avant la date de départ (hors vacances scolaires), si le séjour est prévu à l’étranger.
Ce dossier, téléchargeable sur les sites de vos académies d’origine, se compose de plusieurs pièces précises qui présenteront le séjour de manière détaillée et concrète :
- la demande d’autorisation de départ
- une fiche d’information sur le personnel encadrant
- le projet pédagogique
- le programme (très souvent fourni par les structures d’accueil)
- l’autorisation des parents
- le budget prévisionnel
- la fiche d’information sur les transports pendant le séjour
- la fiche d’information sur le transport (aller-retour)
- la liste des passagers (élèves et accompagnateurs)
Dans le second degré
Le départ en séjour scolaire est soumis à l’accord du Conseil d’Administration et à l’autorisation du chef d’établissement. Selon les académies, les modalités administratives sont susceptibles d’être différentes et sont précisées sur les sites des DSDEN.
De manière générale, sont à définir par l’enseignant :
- les objectifs pédagogiques et éducatifs du voyage
- l’organisation matérielle : mode de déplacement, itinéraire, horaires, titres de transport, conditions d’hébergement et d’accueil au retour
- les modalités de financement : un projet de budget présenté en équilibre retrace, d’une part, les principales dépenses et, d’autre part, les différentes contributions des financeurs ainsi que les modalités d’encaissement de leur participation
- les caractéristiques générales du voyage : lieu, durée, composition du groupe, encadrement
- les dispositions à prendre pour couvrir ou éviter les risques : assurances, assistance médicale, consignes en cas d’événements graves, coordonnées des personnes à joindre
Au retour du séjour, il convient de présenter un bilan pédagogique et financier aux autorités de tutelle.