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Le budget est une étape cruciale dans l’élaboration d’un séjour scolaire et d’une classe de découvertes. Celui-ci et le dossier pédagogique conditionnent en grande partie l’autorisation émise par l’inspection d’académie dans le 1er degré ou le Conseil d’Administration dans le second.

Dans un souci d’équité, la circulaire N°2011-117 du 3 août 2011 relative aux sorties et voyages scolaires rappelle que « les établissements scolaires veillent, dans l’organisation des activités à caractère facultatif, à ce que les ressources des familles ne constituent pas un facteur discriminant entre les élèves ».

Préparer le budget prévisionnel

L’objectif est d’équilibrer les recettes et dépenses et d’en préciser les catégories :

  • l’hébergement
  • le coût du voyage et des déplacements internes
  • la restauration (sans oublier les repas qui peuvent être pris en extérieur)
  • la rémunération des intervenants extérieurs
  • les éventuelles activités non proposées par l’hébergeur
  • les assurances d’annulation
  • les frais des responsables et accompagnateurs. Ceux-ci sont exclusivement à la charge de l’établissement donc ne peuvent être imputés ni aux familles ni à l’Education Nationale.

Le budget initial prévisionnel peut nécessiter des réajustements. Dans le second degré, au retour du séjour scolaire, un bilan financier sera adressé aux membres du Conseil d’Administration qui délibèrent sur le moyen de combler le déficit ou gérer les reliquats.

Les recettes

Recettes via l’établissement et les associations parascolaires

Dans le premier degré, le Conseil d’École peut voter une participation, prélevée sur le budget de la coopérative scolaire. Le financement du voyage scolaire dans le second degré peut, quant à lui, en partie être pris en charge par l’établissement après accord du Conseil d’Administration.

Les associations parascolaires sont invitées à participer au financement avec l’accord de l’établissement. Par le biais d’actions diverses, ventes, organisation d’événements (vide grenier, loto, spectacle), subventions, ils récoltent des fonds qu’ils reversent sous forme de dons. Toutes les idées sont les bienvenues, « Imagination » et « Organisation » seront les facteurs clés du succès !

Aides sous forme de subventions

Le coût du voyage peut également être minimisé grâce à des subventions demandées auprès d’institutions, d’associations, de fédérations et autres organismes…

Aides institutionnelles

Par l’intermédiaire des collectivités territoriales et locales, l’Etat octroie des fonds destinés à des activités éducatives. La destination de ces subventions peut couvrir des frais spécifiques (frais de déplacement par exemple) ou des frais plus généraux :

La Région octroie une aide plafonnée à 3000 € par classe, destinée à couvrir les coûts de transport pour les séjours dans le massif des Alpes.

Le Département du 13 verse des aides financières aux collèges, dans le cadre du dispositif PAME, afin de soutenir des projets éducatifs de séjours de plein air.

Le Département du 05 soutient les voyages qui comportent des actions culturelles, sportives et de découverte pour les 14 collèges publics. 

Le Département du 83 soutient les familles de jeunes varois de 6 à 18 ans, pour leur permettre de partir en séjour scolaire au moins une fois dans l’année.

Le Département du 06 verse une participation financière à l’hébergement en classe de découvertes sur la base de 8 € par enfant et par jour

Aides provenant des associations, fondations et entreprises privées

Les associations et fondations constituent d’excellents donateurs. Parmi elles :

  • la JPA qui soutient les séjours scolaires pour des publics en difficultés
  • les associations à but non social telles que le Rotary club, Lions club…
  • l’ESF via un fonds de dotation Enfance et Montagne conçu au service de l’éducation et au bénéfice des classes de découvertes en montagne.

Les entreprises privées, quant à elles, pourront contribuer financièrement au projet à condition de ne pas avoir d’obligation  publicitaire en contrepartie. 

Les demandes, à prévoir bien à l’avance, peuvent être faites par écrit (via site web ou par courrier) ou en prenant un rendez-vous directement avec les responsables. Cela accélère le processus et évite souvent les longues attentes.

La participation des familles

Pour éviter que leur participation financière ne soit un frein au départ des élèves, un échéancier peut être proposé aux familles ainsi qu’une liste non exhaustive d’aides telles que :

  • les aides pour certains adhérents de la MSA et de la CAF précisées sur leurs sites respectifs régionales ou départementales
  • les aides des comités d’entreprise et des administrations, comme le CAES de l’INSERM
  • la possibilité de payer avec les chèques vacances de l’ANCV

Solutions alternatives/originales

Des plateformes de financement participatif telles que la trousse à projets, ulule, kisskissbankbank, permettent aux enseignants de mettre en ligne leur projet afin de collecter des fonds. Elles offrent à tous, familles, relations ou particuliers, la possibilité de contribuer à la réalisation de projets validés par l’Éducation Nationale.

Enfin, voici un lien vers une liste de boutiques qui font des offres “école/asso” pour de la revente de produits.

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