Un séjour scolaire se prépare avec soin auprès des familles par l’envoi d’une note explicative et l’organisation d’une réunion d’information.
La lettre d’information aux familles
La lettre d’information aux familles, envoyée au plus tôt pour s’assurer de leur adhésion au projet, permet de :
- préciser le but et les modalités d’organisation du voyage
- informer sur les possibilités d’aides financières
- lancer les formalités administratives et budgétiser
- transmettre un formulaire d’autorisation de participation d’un élève mineur à un voyage scolaire à caractère facultatif à dater et signer (formulaire en annexe des dossiers d’autorisation). L’accord d’un seul parent suffit. Toutefois, si l’établissement est informé d’un désaccord entre les parents, l’autorisation des deux parents est nécessaire.
La réunion d’information
Le départ d’un enfant en séjour scolaire est source de questionnements pour les parents. La réunion d’information propose un moment convivial pour les rassurer en alternant temps d’échanges et présentation :
- des objectifs pédagogiques en lien avec le projet de l’école
- du travail des élèves en amont, pendant et après le séjour
- de l’établissement choisi (en image, c’est encore mieux !)
- d’une journée type et du programme des activités de la semaine
- d’un récapitulatif sur les documents administratifs demandés : autorisation de départ, fiche de renseignement et fiche sanitaire, titre certifiant l’identité de l’élève (passeport ou carte d’identité)
- des financements et si besoin mise en place d’échéancier
- des aspects pratiques : transport, encadrement, répartition des élèves
- des mode de communication possibles avec la famille : blog, courrier, mail…
- de questions diverses : trousseau adapté, argent, téléphone…
Les fiches sanitaire et de renseignement
Elles sont obligatoires et doivent être impérativement signées par les parents.
- La fiche sanitaire mentionne entre autres :
- tout problème concernant l’enfant : anxiété, mal des transports, allergie, traitement…
- la mise à jour des vaccinations
- le nom du médecin traitant
- l’autorisation de prise en charge de l’enfant en cas d’urgence
- La fiche de renseignements informe quant à elle sur :
- l’état civil de l’élève
- les responsables à prévenir en cas d’urgence
- l’obligation de souscrire une assurance responsabilité civile et une garantie individuelle accident. Celles-ci sont obligatoires pour participer à une sortie scolaire facultative.